Fissare obiettivi efficaci con il modello S.M.A.R.T.

Fra le capacità indispensabili di un project manager rientra a pieno titolo quella di saper fissare obiettivi efficaci. Affinché l’output di progetto possa essere efficace, e quindi capace di apportare un beneficio migliorando effettivamente una condizione esistente, è necessario che gli obiettivi alla base del progetto siano realistici e raggiungibili, chiaramente formalizzati, verificabili e comprensibili da tutti i componenti del team di progetto. Tuttavia, rispettare tali requisiti per la corretta formulazione degli obiettivi di progetto non è affatto semplice, generando spesso progetti mal concepiti o prodotti/servizi di progetto non adeguati alle esigenze della committenza perché fondati su premesse (obiettivi) non efficaci.

Anzitutto, quindi, è bene focalizzarsi sui gruppi di processi di project management che – in modo iterativo – vengono coinvolti per generare tali output di governance (gli obiettivi appunto!): secondo un meccanismo di elaborazione progressiva, ovvero di graduale acquisizione informativa, durante i processi di avvio e pianificazione del progetto sarà necessario codificare gli obiettivi, in modo da poter successivamente definire le strategie di gestione (i diversi piani sussidiari) che servono come linee di riferimento (baseline) per il conseguimento degli obiettivi.
Quale utile tecnica per formulare obiettivi “sensati”, si ricorre frequentemente al modello S.M.A.R.T. elaborato da Peter Drucker e presentato nel suo manuale “The Practice of Management” del 1954.
S.M.A.R.T. è un acronimo inglese che suggerisce uno schema di riferimento per fissare obiettivi, nel nostro caso di progetto, che siano validi ed efficaci. Secondo il modello ogni obiettivo deve essere:

• S = Specifico: l’obiettivo non deve essere generico e non deve lasciar spazio ad ambiguità. Di conseguenza, deve essere chiaramente descritto, definito e quantificato.
• M = Misurabile: gli obiettivi devono poter essere misurati. Per questo devono essere espressi tramite i concetti di quantità, frequenza, percentuale, ecc. Sarebbe inoltre auspicabile che per ogni valore target definito, venisse associata anche una fascia di deviazione ammissibile (tolleranza), affinché sia il più possibile attendibile e realistico.
• A = Accordato tra le parti: per essere realmente perseguito, un obiettivo non può essere semplicemente imposto da qualcuno e tacitamente acquisito dal destinatario. Piuttosto, è necessario discuterlo, concordarlo in termini soprattutto di fattibilità tecnica e dunque condividerlo. Inoltre, ogni singolo obiettivo del progetto dovrà essere coerente e ancorato agli obiettivi strategici e tattici dell’organizzazione nel suo complesso.
• R = Raggiungibile: per essere raggiungibile un obiettivo deve essere realistico. È necessario dunque fissare obiettivi non eccessivamente complessi o impegnativi e definiti in base alle risorse (economiche, di tempo, di competenze, ecc.) realmente disponibili. Allo stesso tempo, però, un obiettivo è raggiungibile se stimola gli individui a impegnarsi per raggiungerlo. Pertanto, eccedere nella semplificazione o nella minimizzazione del livello di impegno richiesto non è funzionale: proporre obiettivi poco sfidanti abbassa la motivazione e non alimenta la fiducia in sé stessi.
• T = Tempificato: è fondamentale poter definire le tempistiche di ogni obiettivo: sia il termine temporale previsto per il raggiungimento dell’obiettivo, sia le progressive scadenze (milestone) intermedie per il monitoraggio e controllo del grado di approssimazione all’obiettivo. Al momento della definizione di un obiettivo è dunque strategico fissare una data di inizio, una data di fine e suddividere in più fasi temporali gli obiettivi più complessi e, per ciascuna fase, assicurare meccanismi di reporting sull’avanzamento.

La definizione degli obiettivi, e altri temi connessi alla gestione dei progetti, sono approfonditi nel testo “La governance nel project management. Come dirigere dall’alto progetti e project manager” – di A. Cagliesi, F. Petrelli, E. Rambaldi, edito da Franco Angeli  – e di cui è disponibile il seguente Webinar:
Lo Sponsor di progetto … quello che avreste voluto sapere sulla governance