Analisi SWOT, perché è utile all’avvio di un progetto

Per definire la fattibilità di un progetto, la sua sostenibilità nel tempo, la validità dell’idea rispetto agli obiettivi attesi e la convenienza dell’investimento, occorre analizzare il contesto di riferimento in cui l’ipotesi progettuale andrà a collocarsi.
In particolare, è necessario tener conto di variabili esogene all’organizzazione, quali l’ambiente socio-economico, i competitors, le condizioni del mercato di riferimento e le eventuali normative che definiscono il contesto in cui vive e opera l’azienda. È inoltre strategico analizzare le componenti endogene dell’organizzazione (ad esempio: cultura e struttura organizzativa, dimensionamento dell’organico e relative competenze, processi e policy, infrastrutture e capacità economico-finanziarie) per capire se e quanto l’organizzazione può sostenere l’eventuale iniziativa progettuale.
La tecnica dell’analisi SWOT fornisce un prezioso contributo per enucleare in modo sintetico ed efficace i principali vantaggi, svantaggi e i rischi che un’idea di business può portare all’organizzazione committente, senza disperdere effort in un’analisi che, senza questo strumento, potrebbe risultare troppo estesa e poco concludente.
L’analisi SWOT ci consente infatti di raccogliere, analizzare e schematizzare le tante variabili di indagine in una tavola sinottica che evidenzia alcuni punti strategici:

• punti di forza e punti di debolezza dell’organizzazione impegnata nell’eventuale attuazione del progetto, tramite l’identificazione delle risorse (umane, tecniche, materiali), delle capacità organizzative ed economico-finanziarie e delle competenze aziendali;
• rapporto tra l’idea progettuale e le opportunità, le minacce e i vincoli, potenzialmente emergenti dal contesto in cui opera l’organizzazione.

Questi due macro punti di attenzione risultano dall’integrazione di quattro specifiche aree di focus che costituiscono contestualmente l’acronimo della tecnica:

1. STRENGHT: i punti di forza interni all’organizzazione, cosiddetti fattori critici di successo;
2. WEAKNESS: i punti di debolezza interni all’organizzazione, aree di scarsa competitività o di difficoltà organizzativa;
3. OPPORTUNITIES: le opportunità esterne, ovvero possibili eventi con una determinata probabilità che potrebbero impattare positivamente sugli obiettivi prestazionali del progetto;
4. THREATS: le minacce esterne, ovvero possibili eventi con una determinata probabilità che potrebbero impattare negativamente sugli obiettivi prestazionali del progetto.

A seconda delle variabili e degli elementi considerati in ciascun quadrante sarà pertanto possibile valutare quali idee progettuali consentono, in modo maggiormente efficace ed efficiente, di:

• sfruttare e valorizzare i punti di forza dell’azienda;
• cogliere le opportunità di contesto emerse, per ottenere il massimo beneficio dalle stesse;
• far leva sui fattori critici di successo aziendali per contrastare le minacce esterne;
• intervenire sui punti di debolezza interni per favorire lo sviluppo di nuove opportunità e alimentare processi di miglioramento continuo;
• contenere l’effetto di quelle minacce esterne che potrebbero acuire le dimensioni di debolezza organizzativa.

Un utilizzo efficace dell’analisi SWOT può quindi essere condotto a due livelli: un livello “alto”, atto a selezionare quali idee progettuali raggiungono gli obiettivi strategici e tattici dianzi delineati. Un livello di dettaglio, circoscritto alla specifica idea progettuale, in cui l’analisi SWOT deve essere in grado di selezionare quei punti di forza e quelle opportunità sui cui concentrare lo sforzo organizzativo per massimizzare il conseguimento degli obiettivi di progetto e, contestualmente, di mettere a fuoco quelle criticità e minacce che andranno tenute sotto controllo e arginate per minimizzarne gli effetti negativi sul progetto stesso.
Per un esempio di applicazione dell’analisi SWOT di livello specifico, potete consultare il webinar: Lo Sponsor di progetto … quello che avreste voluto sapere sulla governance.

Fonte: “La governance nel project management. Come dirigere dall’alto progetti e project manager” di A. Cagliesi, F. Petrelli, E. Rambaldi, ed. Franco Angeli, 2015.